Διαχείριση μετρητών σε πανεπιστημιακές εκδηλώσεις

Καθώς τα πανεπιστήμια έχουν πλέον από 1.000 έως και επάνω από 50.000 φοιτητές, δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι οι πανεπιστημιουπόλεις θεωρούνται κορυφαίοι χώροι για ειδικές εκδηλώσεις.

Οι πανεπιστημιουπόλεις διαθέτουν χώρους και περιοχές που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για εκδηλώσεις, στις οποίες συμμετέχει η πλειοψηφία του φοιτητικού πληθυσμού. Είναι γνωστό ότι τα πανεπιστήμια φιλοξενούν εκατοντάδες εκδηλώσεις κατά τη διάρκεια ενός ακαδημαϊκού έτους, που ποικίλουν σε μέγεθος και τύπο - από αθλητικές εκδηλώσεις και φοιτητικές συγκεντρώσεις έως συναυλίες και θεατρικές παραστάσεις.

ΕΙΔΙΚΕΣ ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ ΣΤΙΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥΠΟΛΕΙΣ

Αυτή η συρροή κόσμου στην πανεπιστημιούπολη για αυτές τις εκδηλώσεις προκαλεί μεγάλη αύξηση των μετρητών στην πανεπιστημιούπολη. Καθώς το επίπεδο των ταμειακών ροών αυξάνεται, το πανεπιστήμιο γίνεται και αυτό πιο ευάλωτο σε απώλειες και κλοπές. Επιπλέον, υπάρχει υψηλός κίνδυνος για ανθρώπινο σφάλμα στη διαχείριση και στην καταμέτρηση των μετρητών κατά τη διάρκεια των εκδηλώσεων καθώς και αυξημένη έκθεση σε κίνδυνο κλοπής κατά τη μεταφορά μετρητών στην τράπεζα. Για αυτόν τον λόγο, είναι ζωτικής σημασίας να διατηρούνται όλα τα πανεπιστημιακά περιουσιακά στοιχεία ασφαλή, προστατευμένα και ακριβή με αποτελεσματικές διαδικασίες διαχείρισης μετρητών σε ισχύ - από τις διαδικασίες έως την υπηρεσία εφοδιαστικής διαχείρισης μετρητών.

ΧΡΗΣΗ ΜΕΤΡΗΤΩΝ ΣΕ ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ

Μια κοινή λανθασμένη αντίληψη είναι ότι τα περισσότερα άτομα που συμμετέχουν σε μια εκδήλωση θα πληρώσουν για ενοικιάσεις χώρων και εμπορεύματα με πιστωτική ή χρεωστική κάρτα. Ωστόσο, σύμφωνα με το Ημερολόγιο της Επιλογής Πληρωμών Καταναλωτών του έτους 2019, τα μετρητά είναι η κυρίαρχη επιλογή πληρωμής για συναλλαγές μικρής αξίας κάτω από 10 δολάρια.

Επιπλέον, η χρήση μετρητών σε άτομα κάτω των 25 ετών έχει το υψηλότερο ποσοστό σε σχέση με οποιαδήποτε άλλη ηλικιακή ομάδα στην έκθεση και, επίσης, αποτελεί την κυρίαρχη ηλικιακή ομάδα των συμμετεχόντων στις πανεπιστημιακές εκδηλώσεις. Κατά την εξέταση των δαπανών που σχετίζονται με μια εκδήλωση, οι συμμετέχοντες θα καθορίσουν τον τύπο της μεθόδου πληρωμής που θέλουν να χρησιμοποιήσουν. Τα πανεπιστήμια πρέπει να λάβουν υπόψη τα ακόλουθα κατά την πρόβλεψη των ταμειακών ροών κατά τη διάρκεια μιας εκδήλωσης:

• Κόστος εισιτηρίου
• Πάρκινγκ και καύσιμα
• Ενοικιάσεις χώρων
• Αναμνηστικά και διάφορα είδη για το κοινό

Τα περισσότερα άτομα θα επιλέξουν να πληρώσουν για στάθμευση, ενοικιάσεις χώρων και αναμνηστικά με μετρητά, λόγω της χαμηλότερης αξίας αυτών των πληρωμών. Για παράδειγμα, ένας συμμετέχων θα έχει κατά πάσα πιθανότητα μαζί του σε μετρητά τα 15 δολάρια για το πάρκινγκ, τα 5 δολάρια για χοτ-ντογκ και ποπ κορν και τα 20 δολάρια για ένα μπλουζάκι. Πολλαπλασιάστε αυτά τα έξοδα με τα εκατοντάδες ή χιλιάδες άτομα που παρευρίσκονται στην εκδήλωση για το ποσό των αναμενόμενων ταμειακών ροών. Επίσης, σε αυτό το ποσό δεν συμπεριλαμβάνεται το ποσό των μετρητών, που απαιτούνται για τις καθημερινές πανεπιστημιακές δραστηριότητες.

Οι διοικητικοί υπάλληλοι πρέπει επίσης να λάβουν υπόψη τους την ενοικίαση μεμονωμένων πάγκων, το πάρκινγκ και τους εργαζομένους στους πάγκους που είναι σε θέση να δέχονται μόνο μετρητά. Με όλα αυτά τα πιθανά σημεία πώλησης που περιλαμβάνουν μετρητά, είναι λοιπόν απαραίτητο να εφαρμόζονται συγκεκριμένες διαδικασίες και πολιτικές διαχείρισης μετρητών.

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΜΕΓΑΛΗΣ ΠΟΣΟΤΗΤΑΣ ΤΩΝ ΜΕΤΡΗΤΩΝ

Λόγω της μεγάλης ποσότητας μετρητών στην πανεπιστημιούπολη κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων, η διαχείριση και η διασφάλιση των μετρητών στην πανεπιστημιούπολη πρέπει να αποτελεί προτεραιότητα. Σε κάθε περίπτωση, μπορεί να συλλεχθούν χιλιάδες δολάρια σε μετρητά σε γκισέ εισιτηρίων, πάγκους και καταστήματα με εμπορεύματα.

Βάσει αυτού, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε κανονισμούς για τον τρόπο διαχείρισης και χειρισμού των μετρητών σε όλη τη διάρκεια μιας εκδήλωσης. Ο εξορθολογισμός της διαδικασίας διαχείρισης μετρητών θα φέρει τυποποιημένες διαδικασίες και απόδοση ευθυνών καθώς και μείωση του κινδύνου κλοπής, απώλειας και ανθρώπινου σφάλματος.

Δημιουργήστε το καλύτερο πρόγραμμα για εκδηλώσεις, συνεργαζόμενοι με μια υπηρεσία διαχείρισης μετρητών προσφερόμενη από τρίτο, για να προτείνετε τις κατάλληλες λύσεις για το πανεπιστήμιο σας. Μια υπηρεσία διαχείρισης μετρητών από τρίτο θα διασφαλίζει ότι τα μετρητά σας είναι ασφαλή από κάθε άποψη, από την ασφαλή τους αποθήκευση σε ένα έξυπνο χρηματοκιβώτιο, έως την επαλήθευση και τις καταθέσεις στον λογαριασμό σας. Το να έχετε ένα πλάνο θα σας προσφέρει ηρεμία, γνωρίζοντας ότι τα μετρητά σας προστατεύονται.

Ξεκινήστε τη διαχείριση μετρητών από μεγάλες εκδηλώσεις στην πανεπιστημιούπολη με αυτές τις προτάσεις από το Υπουργείο Δικαιοσύνης των ΗΠΑ:

• Εντοπίστε και σημειώστε όλα τα ταμεία συλλογής μετρητών και τους πάγκους στην κάτοψη του σταδίου
• Βεβαιωθείτε ότι οι δυνάμεις ασφαλείας βρίσκονται κοντά σε περιοχές συλλογής μετρητών και πάγκους
• Ζητήστε από την αστυνομία να ελέγξει τις διαδρομές που θα κάνει το προσωπικό της εκδήλωσης, για να μεταφέρει μετρητά σε μια κεντρική τοποθεσία
• Επιθεωρήστε τις διαδρομές για πιθανά ευάλωτα σημεία
• Ζητήστε από την αστυνομία να εγκρίνει τους χρόνους παραλαβής των μετρητών
• Ασφαλίστε την κεντρική τοποθεσία των μετρητών με την αστυνομία ή μια ιδιωτική εταιρεία ασφάλειας
• Αποθηκεύστε τα μετρητά σε ασφαλές χρηματοκιβώτιο στην κεντρική τοποθεσία μετρητών, πριν μεταφερθούν στην τράπεζα
• Παρέχετε στην αστυνομία μια γραπτή εκτίμηση του ποσού των μετρητών που θα συλλέγονται σε κάθε ταμείο και πάγκο
• Παρέχετε στην αστυνομία μια λίστα με ονόματα και καθήκοντα για όλο το προσωπικό που θα διαχειρίζεται μετρητά
• Συνάψτε μια σύμβαση με μια υπηρεσία τεθωρακισμένου οχήματος, για να παραλάβει τα μετρητά και να τα μεταφέρει στην τράπεζα

Με περισσότερα από 3.000 πανεπιστήμια σε ολόκληρη τη χώρα, διοργανώνονται συνεχώς εκδηλώσεις, στις οποίες συγκεντρώνονται όλο και περισσότερα χρήματα στις πανεπιστημιουπόλεις. Τα πανεπιστήμια πρέπει να ζητούν προστασία περιουσιακών στοιχείων σε εκδηλώσεις και σε περιόδους μεγάλου όγκου μετρητών, για να διασφαλίσουν ότι προστατεύονται τα τιμαλφή τους.

Εμπιστευτείτε τη διαχείριση των μετρητών σας στην Brink’s (CTA)

Εδώ και 160 χρόνια, η Brink’s διαμορφώνει ολόκληρο τον επιχειρηματικό κλάδο με κάτι παραπάνω από απαράμιλλη εμπειρία και καινοτομία στη διαχείριση μετρητών. Στην Brink’s, ακολουθούμε μια σφαιρική προσέγγιση στις ολοκληρωμένες λύσεις μας με υλισμικό, λογισμικό και υπηρεσίες που θέτουν εσάς στο επίκεντρο. Επισκεφθείτε μας στο Facebook, το Twitter, το LinkedIn ή το YouTube για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την τεχνολογία, τις υπηρεσίες και τις λύσεις της Brink’s για την επιχείρησή σας.