5 τρόποι για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα και την ασφάλεια του τμήματος σας

Είτε εργάζεστε για την τοπική ή την ομοσπονδιακή κυβέρνηση, ο οργανισμός σας κατά πάσα πιθανότητα δέχεται μετρητά ως τρόπο πληρωμής. Από τη συλλογή φόρων και τελών στάθμευσης μέχρι λογαριασμών κοινής ωφέλειας και πολλά άλλα, τα κυβερνητικά γραφεία εισπράττουν ένα απρόσμενα μεγάλο ποσό μετρητών κάθε χρόνο.

Εκτός από το να δέχονται μετρητά, οι εργαζόμενοι των κυβερνητικών οργανισμών είναι επίσης επιφορτισμένοι με το καθήκον της τήρησης των καθορισμένων εντολών και των κανονισμών του γραφείου τους. Ενώ αυτές οι διαδικασίες αποσκοπούν στη διασφάλιση της ασφάλειας των καταθέσεων και όλων των ατόμων στο γραφείο, οι κυβερνητικοί υπάλληλοι είναι υπερβολικά εξοικειωμένοι με τις προκλήσεις που συνοδεύουν τη μη αυτόματη διαχείριση μετρητών, όπως:

• Επικίνδυνες διαδρομές για κατάθεση μετρητών ή παραλαβή νομισμάτων μικρής αξίας για ρέστα στην τράπεζα
• Έλλειψη ανταπόκρισης και επικοινωνίας μετά από αίτημα για προτάσεις (RFP)
• Αυξημένος κίνδυνος κλοπής και απώλειας λόγω υπερβολικών μετρητών στον χώρο
• Χρονοβόρες εργασίες για να διασφαλιστεί ότι οι καταθέσεις και τα κεφάλαια είναι ισολογισμένα εντός 24 ωρών

Αυτές οι απογοητεύσεις και οι κίνδυνοι που προκαλούνται από τη μη αυτόματη διαχείριση των μετρητών συχνά οδηγούν σε χαμένες προθεσμίες και παραβιάσεις συμμόρφωσης. Η καθιέρωση μιας αποτελεσματικής πολιτικής διαχείρισης μετρητών μπορεί μερικές φορές να είναι δύσκολη, ειδικά όταν τα τμήματα δεν μπορούν να λάβουν απάντηση από τα RFP τους ή απαντήσεις σε ερωτήσεις για τον πάροχο διαχείρισης των μετρητών τους.

Ευτυχώς, με τις ακόλουθες βέλτιστες πρακτικές και έναν αξιόπιστο πάροχο χρηματαποστολών (CIT), οι κυβερνητικοί οργανισμοί μπορούν να απλοποιήσουν τις διαδικασίες τους για να βελτιώσουν την ασφάλεια και την αποτελεσματικότητα του οργανισμού τους.

Γρήγορες συμβουλές για τη βελτίωση της διαχείρισης μετρητών

Για να εξορθολογίσετε τις καθημερινές εργασίες και να διασφαλίσετε την ασφάλεια των μετρητών σας, λάβετε υπόψη τα παρακάτω βήματα:

1. ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ RFP

Οι περισσότεροι κυβερνητικοί οργανισμοί αναθέτουν τη διαχείριση μετρητών τους σε μια εταιρεία χρηματαποστολών (CIT). Καθώς θα εξετάζετε τις πιθανές συμβάσεις, σκεφτείτε επίσης εάν η επιλεγμένη εταιρεία μπορεί να ανταποκριθεί στις ανάγκες ασφάλειας και επικοινωνίας του τμήματός σας. Η συνεργασία με μια έμπειρη εταιρεία θα σας βοηθήσει να απλοποιήσετε τη διαδικασία, να εξοικονομήσετε χρόνο στον οργανισμό σας και να εξασφαλίσετε άμεση υποστήριξη πελατών με βοήθεια με τις ερωτήσεις, τόσο κατά τη διαδικασία υποβολής προσφορών όσο και μετά την εφαρμογή.

2. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΜΕΤΡΗΤΩΝ ΜΕ ΞΕΚΑΘΑΡΟΥΣ ΟΡΟΥΣ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ

Αφού επιλέξετε έναν πάροχο διακίνησης μετρητών και υπηρεσιών εφοδιαστικής διαχείρισης, φροντίστε να περιγράψετε με σαφήνεια όλες τις διαδικασίες είσπραξης πληρωμών σε μετρητά. Οι όροι και προδιαγραφές της σύμβασης αυτής θα πρέπει να περιλαμβάνουν προθεσμίες, τον κατάλογο των υπαλλήλων με εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε κεφάλαια και μια τοποθεσία όπου τα μετρητά θα πρέπει να αποθηκεύονται πριν από την κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό.

Μόλις ολοκληρωθούν οι όροι και προδιαγραφές της σύμβασης, βεβαιωθείτε ότι όλα τα υπεύθυνα μέρη, συμπεριλαμβανομένου και του παρόχου CIT και των υπαλλήλων, κατανοούν πλήρως τους ρόλους και τις ευθύνες τους.

3. ΕΛΑΧΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΑΡΙΘΜΟΥ ΤΩΝ ΑΤΟΜΩΝ ΠΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΖΟΝΤΑΙ ΜΕΤΡΗΤΑ

Η μείωση του αριθμού των ατόμων που διαχειρίζονται μετρητά από συναλλαγές σε τραπεζικές καταθέσεις βοηθά στην αποφυγή πιθανότητας απάτης, σφαλμάτων καταμέτρησης και κλοπής. Βάσει αυτού, είναι σημαντικό να χειρίζεται τα μετρητά μόνο το εξουσιοδοτημένο προσωπικό και όλα τα μετρητά να διατηρούνται σε ασφαλή τοποθεσία μέχρι να παραληφθούν για κατάθεση.

4. ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΕΘΩΡΑΚΙΣΜΕΝΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

Καθώς ολοκληρώνετε τη σύμβασή σας για υπηρεσία CIT, φροντίστε να συμπεριλάβετε την παροχή τεθωρακισμένων υπηρεσιών. Ο εκπαιδευμένος επαγγελματίας ασφάλειας θα συνεργαστεί με τις τρέχουσες πολιτικές ασφαλείας του κυβερνητικού οργανισμού, ώστε να διασφαλίσει την τήρηση όλων των κανονισμών για την πιο αποτελεσματική και ασφαλή παραλαβή των καταθέσεων.

Ταυτόχρονα, ο πάροχος CIT μπορεί επίσης να διεκπεραιώνει παραγγελίες νομισμάτων μικρής αξίας για ρέστα. Αυτό κρατά τους υπαλλήλους στο γραφείο μπροστά στους επισκέπτες - επιτρέποντάς τους να επικεντρωθούν στα καθήκοντά τους και διασφαλίζοντας ότι το τμήμα τους συνεχίζει να λειτουργεί ομαλά.

5. ΕΑΝ Ο ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΤΟ ΕΠΙΤΡΕΠΕΙ, ΕΠΕΝΔΥΣΤΕ ΣΕ ΕΝΑ ΕΞΥΠΝΟ ΧΡΗΜΑΤΟΚΙΒΩΤΙΟ

Η εφαρμογή ενός έξυπνου χρηματοκιβωτίου μπορεί να βοηθήσει στην αυτοματοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης μετρητών. Το χρηματοκιβώτιο όχι μόνο διασφαλίζει τις καταθέσεις, αλλά αυξάνει, επίσης, και την παραγωγικότητα των εργαζομένων, επιτρέποντάς τους να επιστρέψουν στις άλλες αρμοδιότητές τους αντί να καταμετρούν τα μετρητά με το χέρι.

Ωστόσο, τα έξυπνα χρηματοκιβώτια ενδέχεται να μην χωράνε στον προϋπολογισμό. Σε αυτήν την περίπτωση, εξετάστε άλλα προϊόντα ασφαλείας, όπως ένα θησαυροφυλάκιο ή ένα ταμείο, για να βεβαιωθείτε ότι τα μετρητά που διατηρούνται στον τόπο εργασίας είναι ασφαλή έως ότου να είναι δυνατή η μεταφορά τους στην τράπεζα.

Οι κυβερνητικοί οργανισμοί που εφαρμόζουν αυτές τις πρακτικές και χρησιμοποιούν έναν αξιόπιστο πάροχο διακίνησης μετρητών και υπηρεσιών εφοδιαστικής διαχείρισης μπορούν να διασφαλίσουν ότι το γραφείο, οι εργαζόμενοι και οι καταθέσεις τους προστατεύονται καλύτερα και είναι προετοιμασμένοι για είσπραξη πληρωμών σε μετρητά.

Η συνεργασία με έναν πάροχο CIT είναι μια οικονομικά αποδοτική λύση, που διασφαλίζει την πραγματοποίηση των πληρωμών μέσα στις προθεσμίες τους, μειώνοντας παράλληλα τους λειτουργικούς κινδύνους για το τμήμα. Επιπλέον, οι οργανισμοί μπορούν να βελτιώσουν την άμεση επαφή τους με τις ταμειακές τους ροές, οπότε τους δίδεται μεγαλύτερη ευκαιρία για ενεργή διαχείριση των κεφαλαίων τους.

Εμπιστευτείτε τη διαχείριση των μετρητών σας στην Brink’s (CTA)

Εδώ και 160 χρόνια, η Brink’s διαμορφώνει ολόκληρο τον επιχειρηματικό κλάδο με κάτι παραπάνω από απαράμιλλη εμπειρία και καινοτομία στη διαχείριση μετρητών. Στην Brink’s, ακολουθούμε μια σφαιρική προσέγγιση στις ολοκληρωμένες λύσεις μας με υλισμικό, λογισμικό και υπηρεσίες που θέτουν εσάς στο επίκεντρο. Επισκεφθείτε μας στο Facebook, το Twitter, το LinkedIn ή το YouTube για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την τεχνολογία, τις υπηρεσίες και τις λύσεις της Brink’s για την επιχείρησή σας.